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Ouvrez « S’inscrire » et choisissez le type de compte : profil artistique (chant, direction musicale, mise en scène), maison d’opéra / organisation, agence, casting ou fan d’opéra. Le mot de passe doit comporter au moins 10 caractères. Confirmez ensuite votre adresse e-mail via le lien reçu. Les comptes des maisons d’opéra, agences et casting sont en plus validés par l’administration. Pendant la phase pilote, l’inscription n’est possible qu’avec un lien ou un code d’invitation.
Sur la page de connexion, utilisez « Mot de passe oublié ? ». Vous recevez un lien par e-mail. Pour éviter les abus, il existe des limites (quelques e-mails par heure) – attendez quelques minutes si nécessaire. Si l’authentification à deux facteurs est active, chaque connexion est confirmée par un code envoyé par e-mail. Si le compte attend une validation, l’administration le vérifie encore.
En haut de la page, vous pouvez choisir allemand, anglais, français, espagnol ou italien. Après la connexion, « Mon profil » → « Confidentialité » → « Langue » définit la langue du site, des e-mails et des notifications push sur tous vos appareils.
Dans « Mon profil », vous trouvez Profil, Photos, Répertoire, Représentations, Calendrier, Mensurations, Vidéos & discographie, Documents et Données personnelles. « Rendre public » rend le profil visible (annuaire, recherche) ; « Rendre privé » le retire. Les mensurations sont privées : elles ne sont visibles que par vous, l’administration et les agences explicitement autorisées dans l’onglet « Agences ». « Mon dossier en PDF » crée un dossier de candidature.
Dans « Répertoire », ajoutez des rôles ou des œuvres et indiquez s’ils ont déjà été interprétés ou s’ils sont « Préparé / étudié ». Les maisons d’opéra, agences et castings vous trouvent dans la recherche grâce à ces informations dès que le profil est public. Les représentations passées et prévues se gèrent sous « Représentations » ou dans le calendrier.
Chaque jour a un statut : Libre, Demande / option, Confirmé / occupé ou Gris – masqué (« Disponibilités sur demande »). Les entrées sont représentation, répétition ou rendez-vous. Seules les représentations sont publiques (profil, recherche, calendrier des fans, notifications). Avec « Visible à partir du », une représentation reste masquée jusqu’à cette date – les autres voient seulement le jour comme occupé.
Dans le profil de l’agence, sous « Calendrier d’équipe », chaque membre de l’équipe a un calendrier personnel, en plus du calendrier commun de l’agence. Pour chaque entrée : « Moi uniquement » (par défaut), « Toute l’équipe de l’agence » ou « Membres choisis ». Les entrées privées restent privées, y compris pour la direction ; les autres voient seulement « occupé ». Vous pouvez partager votre calendrier durablement avec des membres choisis. Agir « au nom de l’agence » demande un droit spécifique.
Dans le calendrier personnel se trouve le bouton « Importer » (pour les agences et les organisateurs : dans le calendrier d’équipe, sous « Mon calendrier »). Exporter d’abord le calendrier de l’autre application sous forme de fichier .ics :
Google : Paramètres › Importer et exporter › Exporter (décompresser d’abord le fichier ZIP téléchargé).
Mac : Calendrier › Fichier › Exporter.
Outlook pour Windows (classique) : Fichier › Enregistrer le calendrier. Sous « Autres options », choisir « Calendrier entier » et le niveau de détail « Tous les détails », puis enregistrer. Le fichier est un fichier .ics.
Outlook sur le web : Paramètres › Calendrier › Calendriers partagés › Publier un calendrier. Choisir le calendrier et « Peut afficher tous les détails », puis sélectionner Publier. Le lien ICS permet de télécharger le fichier .ics.
Mettre ensuite fin à la publication : un calendrier publié est visible par toute personne disposant du lien.
Les noms des menus peuvent différer légèrement selon la version d’Outlook. Sélectionner ici le fichier téléchargé sous « Importer ».
iPhone, pas à pas : L’application Calendrier de l’iPhone ne peut pas exporter un calendrier sous forme de fichier. La voie passe par iCloud sur un ordinateur :
1. Vérifier sur l’iPhone que le calendrier est stocké dans iCloud (Réglages › [Nom] › iCloud › Calendrier est activé). Les calendriers d’un compte Google s’exportent plutôt dans Google Agenda (voir ci-dessus).
2. Sur un ordinateur, ouvrir icloud.com/calendar dans le navigateur et se connecter avec le compte Apple.
3. Dans la colonne de gauche, cliquer sur le symbole de partage à côté du calendrier et cocher « Calendrier public ». Un lien commençant par webcal:// apparaît ; le copier.
4. Ouvrir un nouvel onglet, coller le lien, remplacer « webcal » au début par « https » et appuyer sur Entrée. Le fichier .ics est téléchargé.
5. Décocher ensuite « Calendrier public ». Tant que la case est cochée, toute personne qui connaît le lien peut voir les rendez-vous de ce calendrier.
6. Sélectionner ici le fichier téléchargé sous « Importer » (sur l’ordinateur, ou après l’avoir transféré sur l’iPhone).
Plus rapide sur un Mac où le même calendrier iCloud est configuré : Calendrier › Fichier › Exporter, puis sélectionner le fichier ici.
Le fichier peut contenir jusqu’à 2 Mo et 1000 rendez-vous. Après l’envoi, un aperçu s’affiche avec une case par rendez-vous et un filtre de période ; rien n’est repris tant que « Reprendre les rendez-vous sélectionnés » n’est pas actionné. Les rendez-vous repris sont privés et ne sont pas publiés. Les rendez-vous récurrents sont créés jusqu’à 12 mois à l’avance. Un nouvel import du même fichier met les rendez-vous à jour au lieu de les dupliquer. Le fichier lui-même n’est pas conservé.
Dans le calendrier personnel, à côté de « Importer », se trouve le bouton « Afficher dans un autre calendrier » (pour les agences et les organisateurs : dans le calendrier d’équipe, sous « Mon calendrier »). Une fois l’avis confirmé, un lien privé est créé ; il s’ajoute dans Google Agenda (« Autres agendas › + › À partir de l’URL »), dans le Calendrier Apple (« Fichier › Nouvel abonnement à un calendrier ») ou dans Outlook (« Ajouter un calendrier › S’abonner à partir du web »). Le lien affiche toutes les entrées visibles pour le compte, en lecture seule ; les modifications faites dans l’autre application n’arrivent pas dans GIGHS. Protection des données : lors de l’abonnement, le fournisseur (par exemple Google ou Apple) consulte régulièrement le lien et conserve une copie des rendez-vous sur ses propres serveurs. Le lien fonctionne comme un mot de passe et ne doit pas être transmis. S’il a peut-être été transmis, « Réinitialiser le lien » rend l’ancien lien invalide immédiatement. « Supprimer le lien » le retire complètement. GIGHS n’enregistre pas les consultations et ne conserve que l’heure de la dernière. Google ne met à jour les calendriers abonnés que toutes les quelques heures (jusqu’à environ un jour). Doublons : si des rendez-vous sont importés depuis Google puis que le lien d’abonnement GIGHS est abonné dans Google, chaque rendez-vous apparaît en double, car les rendez-vous importés conservent leur propre identifiant. Il faut donc soit importer, soit s’abonner. Les organisateurs et leur personnel ont, comme les agences, un calendrier d’équipe et peuvent y créer aussi un lien ; casting et fans ont un calendrier personnel, mais sans lien d’abonnement.
Une agence peut envoyer une demande de représentation dès que le profil artistique est public. Dans « Agences », vous acceptez ou refusez et définissez par section ce que l’agence peut voir ou modifier (calendrier, profil, documents…). L’agence ne voit que ce que vous autorisez ; les droits sont modifiables à tout moment.
La direction de l’agence invite par e-mail dans le profil de l’agence, sous « Équipe », et attribue des droits : calendriers, engagements et voyages, finances, demandes de contact, chat au nom de l’agence… Les membres n’agissent que dans ces limites. Avec le droit « Gérer les engagements et voyages », les membres de l’équipe peuvent aussi confirmer des engagements.
Un chat commence par une demande de chat depuis un profil ou un résultat de recherche ; une fois acceptée, vous pouvez écrire et joindre des fichiers. Avec « ⋯ » ou un appui long, vous supprimez des messages « pour moi » ou (les vôtres) « pour tout le monde ». Les conversations peuvent être bloquées, supprimées ou signalées. Sous « Messages », choisissez les e-mails pour les nouvelles demandes ou nouveaux messages.
Une coche grise ✓ = envoyé, deux coches grises ✓✓ = distribué, deux coches bleues ✓✓ = lu. Sous « Messages », vous pouvez désactiver les « Confirmations de lecture » (activés par défaut). C’est réciproque : les autres ne voient plus quand vous avez lu, et vous ne le voyez plus non plus.
Sous « Messages » → « 🔔 Notifications push », touchez « Activer les notifications » et autorisez-les dans le navigateur – par appareil. Sur iPhone/iPad, ajoutez d’abord le site à l’écran d’accueil (Partager □↑ → « Sur l’écran d’accueil »), ouvrez-le depuis là puis activez (iOS 16.4 ou plus récent). Aperçu facultatif (expéditeur et début du message). Sans push, vous recevez toujours les e-mails, s’ils sont activés.
Dans « Mon profil » → « Confidentialité », « Télécharger les données (JSON) » fournit toutes vos données (RGPD art. 15/20). Vous pouvez aussi y supprimer définitivement votre compte avec votre mot de passe – profil, photos, répertoire, calendrier et mensurations sont effacés ; c’est irréversible. Également : authentification à deux facteurs et langue.
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